VEDTEKTER FOR STORFJORDENS AUTOMOBIL KLUBB
Sist endret på ordinært årsmøte 20.februar 2024
§ 1 Klubbens navn. Klubbens navn er Storfjordens Automobil Klubb, forkortet til SAK.
§ 2 Formål. SAK skal være tilknyttet LMK - Landsforbundet av Motorhistoriske Kjøretøyklubber. SAK er en ideell sammenslutning uten partipolitiske eller økonomiske interesser. SAK skal i en kulturbevarende ånd fremme samarbeid og enhetlig holdning i saker av motorhistorisk interesse. SAK skal fremme bevaring av, forståelse for og kunnskap om motorhistoriske kjøretøy som er 21 år og eldre, samt andre kjøretøy av spesiell interesse med særlig vekt på kjøretøy som er 30 år og eldre. For å oppnå denne målsetningen skal klubben;
a - Arbeide for at det blir oppsporet, restaurert og holdt ved like verneverdige motorhistoriske kjøretøy, og data om disse.
b - Arrangere møter, turer og løp til felles hygge.
c - Knytte kontakt med andre klubber og organisasjoner med samme interesse.
d - Disponer eget klubbhus til sosiale arrangement og lettere reparasjoner av egne kjøretøy.
e – Kunne erverve aksjer/eieforhold i aktuelle selskap som støtter klubbens formål.
Klubben skal også bidra og til å sikre historiske motorer, maskiner, verktøy og håndverksteknikker tilknyttet kjøretøyhobbyen når klubben har anledning til dette.
Klubben skal oppmuntre og legge til rette for yngre mennesker med bil- og motor interesser, selv om de ennå ikke har kjøretøy som faller inn under spesifikasjonen ovenfor.
§ 3 Medlemskap
Som medlemmer kan opptas personer, organisasjoner eller bedrifter som eier eller er interessert i motorhistoriske kjøretøy. Innmelding kan skje, ved bruk av innmeldings link på klubbens hjemmeside eller ved henvendelse til en tillitsvalgt i klubben. Medlemskapet blir effektivt etter innbetaling av første kontingent. Styret har rett til å avslå søknad om medlemskap eller ekskludere et eksisterende medlem som ikke forholder seg til klubbens vedtekter, eller at medlemskapet av andre grunner ikke er ønskelig. Utmelding skal skje skriftlig til styret. Ved ubetalt kontingent vil medlemmet ikke ha stemmerett eller kunne nytte sitt klubbmedlemskap i SAK overfor andre klubber, forsikring, organisasjoner, tilstellinger mv. Medlemskapet vil utgå etter 3 mnd. ubetalt kontingent. Ungdomsmedlemmer under 18 år, og ektefelle/samboer av hovedmedlem kan tegne eget medlemskap til redusert pris. For øvrig har familie- og ungdomsmedlem alle rettigheter og plikter. Forsendelser fra foreningen sendes kun til hovedmedlem. Æresmedlemskap i klubben kan tildeles medlemmer som har gjort seg særlig bemerket innenfor klubben, og klubben sitt formål. Medlemmer kan melde forslag til nye æresmedlemmer til styret. Æresmedlem er fritatt fra kontingent, men har alle medlemsrettigheter.
§ 4 Medlemskontingent
Medlemskontingenten fastsettes på ordinært årsmøte for inneværende år. Medlemskontingent for innmeldingsåret forfaller ved innmelding. Forfallsdato for påfølgende, årlig medlemskontingent er påført på faktura for hvert år. Familiemedlem og ungdom under 18 år betales 25 % av ordinær kontingent avrundet opp til nærmeste 10 Kr.
§ 5 Styre
Daglige ledelse og drift ivaretas av et klubbstyre bestående av styreleder og 4 styremedlemmer.
Styret har 2 varamenn. Styremedlemmene velges av årsmøtet for 2 år, men slik at 2 medlemmer hvert år er på valg. Varamedlemmene velges for ett år om gangen. Styreleder velges særskilt for hvert år.
Styret konstituere seg selv.
Styret er beslutningsdyktig når minst 3 medlemmer er til stede. Kun ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme.
Styreleder skal holde god kontakt med komiteene. Lederne i komiteene skal ha anledning til å møte i styret når de har saker de ønsker å drøfte med styret. Etter årsmøtet skal styret kalle sammen alle lederne i komiteene, og oppnevne kontaktpersoner fra styre til de enkelte komiteene.
Styreleder har møterett i alle komiteene bortsett fra valgkomiteen og revisorene sine møter. I komiteene har styreleder talerett, men ikke stemmerett.
Styreleder signerer for klubben, og representerer klubben utad.
Styret avholder styremøter så ofte de selv finner grunn til det, eller dersom minst 10 medlemmer krever det. Møteprotokoll skal føres over styrets arbeid og beslutninger.
§ 6 Revisor
1 revisor skal velges av årsmøtet for 2 år til å revidere regnskapet før det legges fram for styret og årsmøtet av kassereren.
§ 7 Valgkomité
Valgkomitéen bestående av leder og 2 medlemmer som velges for 2 år av årsmøtet og det rullerer med 1 nyvalgt medlem hvert år. Til valgkomité bør velges aktive medlemmer som har vært med i klubben mer enn to år, og som er kjent med klubbens vedtekter, formål og organisasjonsmessige kultur. Den sittende valgkomité kommer med tilråding og forslag til nye kandidater til komitéen. Valgkomitéen skal sette opp komplett innstilling til valg for årsmøtet. Valgkomiteen bør sørge for en regelmessig fornying av medlemmer i styre og komiteer, slik at engasjement og variasjon i klubbens styrende organer opprettholdes over tid. Alle kandidater skal forespørres på forhånd og gjøres kjent med de aktuelle arbeidsoppgavene. Komiteen konstituerer seg på første møte etter årsmøte.
§ 8 Bladkomité
Komitéen skal bestå av leder som er redaktør i SAK-Posten, samt 5 medlemmer som velges av årsmøtet for 2 år om gangen. Det er viktig at bladkomitéen har god kontakt med styret. Bladkomitéens leder eller den han/hun måtte utpeke, har derfor møterett i styrets møter, med talerett, men uten stemmerett. 2 eller 3 av medlemmene står på valg hvert år. Komitéen lager budsjett på planlagte kostnader pr. år.
Styret fastsetter arbeidsoppgaver og ansvarsområde til komiteen som skal være tilgjengelig på klubbhuset og klubbens hjemmeside.
§ 9 Løps- og arrangementskomite`
Komitéen skal bestå av leder og 4 – 5 medlemmer, pluss en kontaktperson fra jentehjulet. I tillegg oppnevnes en kontaktperson fra styret. Komitéen konstituerer seg på første møte etter årsmøte. Leder og de øvrige medlemmene skal velges av årsmøtet for 2 år om gangen. 2 eventuelt 3 medlemmer står på valg hvert år. Hovedformålet er å arrangere felles aktiviteter som styrker klubben i samhold og økonomi, anbefale løp og arrangement i andre deler av landet eller naboklubber – arrangement der medlemmer i SAK kan delta. Komitéen skal så sant det er mulig, tilstrebe at arrangement i klubbens regi gir et positivt økonomisk bidrag til klubben. Komitéen lager et budsjett over planlagte kostnader og inntekter. Komitéen er styret sitt kompetanse-, og arbeidsredskap i alle saker om arrangementer, løp og turer. Komitéen har mandat til å velge ut arbeidsmannskap og hjelpemannskap til arrangement.
Styret fastsetter arbeidsoppgaver og ansvarsområde til komiteen som skal være tilgjengelig på klubbhuset og klubbens hjemmeside.
§ 10 Verksted-, og kjøretøykomité
Årsmøtet velger for 2 år en komité bestående av leder og 5 medlemmer, hvor av 2 er ansvarlig for verkstedsdrift og delelageret. I tillegg oppnevnes en kontaktperson fra styret.
Komiteen konstituerer seg på første møte etter årsmøte. Komiteen skal ha det daglige tilsyn med klubbens kjøretøyer og vedlikehold/renhold av verkstedsområdet. Komiteen er rådgivende organ for styret eller årsmøtet ved investeringer vedrørende tilbud på verktøy/utstyr inklusivt kostnadsoverslag om noe må kostes.
Medlemmer i SAK har tilgang til verkstedet på klubbens verkstedkveld. Komiteen har mandat til å gjøre avtaler med medlemmene om å få plass til medlemmene sine biler for enkle reparasjoner i verkstedet, som utføres av medlemmet selv, på tidspunkt utenom klubbens verkstedkveld. Det tillates kun reparasjoner på egen veteranbil, egen privatbil eller bil tilhørende nærmeste familie/husstand. Komiteen har fullmakt til å selge deler fra delelageret på marked, messer og andre arrangement. Komiteen lager seg et budsjett på planlagte inntekter og kostnader pr. år.
Styret fastsetter arbeidsoppgaver og ansvarsområde til komiteen som skal være tilgjengelig på klubbhuset og klubbens hjemmeside.
§ 11 Jentehjulet
Jentehjulet skal bidra med å sette SAK, løp, arrangement og bilhistorien generelt på dagsorden. Jentehjulet konstituerer seg selv på første møte etter årsmøtet. Lederen i Jentehjulet skal velges på ordinært årsmøtet.
Jentehjulets leder eller den lederen måtte utpeke, orienteres om saklisten for alle styremøter i SAK og har møterett og stemmerett i enkeltsaker som Jentehjulet anser å være viktige.
Jentehjulet fører eget regnskap som fremlegges styret og årsmøtet sammen med årsmelding. SAK overfører til Jentehjulet et årlig beløp pr. medlem i Jentehjulet. Størrelsen på beløpet pr. medlem fastsettes for inneværende år av årsmøtet. Det samlede årlige beløpet overføres til Jentehjulets bankkonto så snart som mulig etter årsmøtet.
§ 12 Forsikringskomité
SAK er tilsluttet Landsforbundet av Motorhistoriske Kjøretøyklubber - LMK. Gjennom dette medlemskapet medlemmene rett til spesialforsikring. Dette krever at SAK har en forsikringskomité som fungerer etter retningslinjer som er vedtatt av LMK. Komitéen skal bestå av 2 medlemmer, der 1 medlem er klubbens Forsikringskontrakt. Øvrige medlemmer, samt forsikringskontrakten fungerer som besiktingspersoner. Besiktingspersoner skal ha gjennomført nødvendig opplæring fra LMK.
Medlemmer i forsikringskomiteen velges av årsmøtet for 4 år om gangen. 1 medlem står på valg hvert 2.år. Komiteen sin hovedoppgave er besiktigelser av medlemmenes kjøretøy ved ønske om forsikringsavtale. Komiteen er rådgivende organ for klubbens styre og medlemmer tilknyttet LMK forsikring. Komiteen kan i samarbeid med styret fastsette et gebyr for besiktig av kjøretøy. Besiktingspersonene har rett til å kreve dekket faktiske reisekostnader i forbindelse med hver enkelt besiktig av forsikringstakeren.
§ 13 Eiendomskomité
Eiendomskomiteen skal bestå av leder og 4 til 6 medlemmer. Leder og de øvrige medlemmer velges av årsmøtet for to år om gangen. I tillegg oppnevnes en kontaktperson fra styret. Halvparten av komiteen står på valg ved hvert årsmøte. Komiteen konstituerer seg på første møte etter årsmøte. Eiendomskomiteen skal være styret sitt redskap for å ivareta klubben sine faste eiendommer, og skal være rådgivende organ i alle saker som, forslag om innredninger, vedlikehold og ombygginger inklusivt kostnadsoverslag. Styret eller årsmøtet er bevilgende myndighet alt etter størrelsen på arbeidet/ investering. Komiteen skal ta initiativ til og organisere forefallende arbeid på eiendommen, samt stell av uteområde, og i den sammenheng, lede og veilede medlemmene under dugnad mv. Komiteen skal vareta avtaler som sikrer brøyting av parkeringsområdet vintertid. Komiteen lager budsjett for planlagte kostnader pr. år.
Styret fastsetter arbeidsoppgaver og ansvarsområde til komiteen som skal være tilgjengelig på klubbhuset og klubbens hjemmeside.
§ 14 Husstyre
Husstyret skal bestå av 4 - 5 medlemmer som velges for 2 år, derav 1- 2 velges ny pr. år. Husstyret er ansvarlig for orden, samt påse at det blir utført renhold av Hjulhuset unntatt verksted, veteranbilhotell, bibliotek og kompetansesenter. De har mandat til å fordele oppgaver slik dette blir ivaretatt. Herunder også ivareta organisering av avfallshåndtering. På interne arrangement på Hjulhuset, kan husstyret forespørres om bistand/samarbeid. Husstyret er ansvarlig for og ivaretar organisering og avtaler vedørende utleie av klubblokalet til selskaper, møter og kurs o.l.
§ 15 Arbeidskomitéer eller Ad'hoc-utvalg.
Både årsmøtet og styret har anledning til å sette ned arbeidskomitéer eller utvalg for tidsbegrensede oppgaver for å arbeide med-, eller utrede saker eller spørsmål. Konklusjonene eller den endelige avgjørelse i disse sakene skal fattes av årsmøtet eller det til enhver tid sittende styre.
§ 16 Årsmøte.
Årsmøtet er SAK's øverste myndighet og skal avholdes innen utgangen av februar hvert år. Medlemmene gjøres kjent med tidspunkt, sted og forslag til dagsorden for årsmøtet senest 30 dager før møtet finner sted. Regnskapet bør gjøres tilgjengelig for medlemmene ca. 1 uke før årsmøtet. Årsmøtet skal ta stilling til innkallingen og oppnevne møteleder samt 2 representanter som i tillegg til møtelederen skal undertegne møteprotokollen.
Ved avstemming har alle medlemmer én stemme som kan avgis ved skriftlig fullmakt. Ingen deltaker kan ha mer enn 3 fullmakter. Møteleder har dobbeltstemme kun ved stemmelikhet.
Avstemning skal være skriftlig i sak når minst 1 medlem krever det.
Årsmøtet skal behandle følgende saker:
- Revidert regnskap og styrets beretning for klubbens virksomhet i foregående kalenderår.
- Saker av vesentlig betydning for klubben som, større innkjøp, lån, garantier eller andre vesentlige forhold som begrenser klubbens ressurser over flere år.
- Fastsette klubbens kontingentsatser, jfr. § 4.
- Budsjett for inneværende år.
- Fastsette bidrag til Jentehjulet. jfr. § 11.
- Valg av styreleder og styremedlemmer og vararepresentanter i samsvar med § 5.
- Valg av Revisorer i samsvar med § 6.
- Valg av Valgkomité bestående av 3 medlemmer i samsvar med § 7.
- Valg av Blad-, og hjemmesidekomité i samsvar med § 8.
- Valg av Løps-, og arrangementskomité i samsvar med § 9.
- Valg av Verksted-, og Kjøretøykomité i samsvar med § 10.
- Valg av Forsikringskomité i samsvar med § 12.
- Valg av Eiendomskomité i samsvar med § 13
- Valg av Husstyre i samsvar med § 14
- Valg av Arbeidskomitéer eller Ad'hoc utvalg etter behov, jfr. § 15.
- Andre saker som er innkommet til styret senest 14 dager før møtet.
- Forslag om vedtektsendringen skal kunngjøres til medlemmene sammen med innkallingen til årsmøtet.
Ved behov kan styret eller minst 20 medlemmer kreve innkalt til ekstraordinært årsmøte med 14 dagers varsel.
§ 17 Oppløsning
Forslag om oppløsning av klubben fremmes etter reglene om vedtektsendring. Ved beslutning om oppløsning skal det opprettes et avviklingsstyre som skal avsette eventuelle midler på egen bankkonto i minst 3 år. Disse midlene skal gis til eventuelt nyopprettet klubb i distriktet som blir registrert etter retningslinjene for LMK eller annen landsdekkende hovedorganisasjon for motorhistoriske kjøretøy. Dersom slik klubb ikke opprettes skal avviklingsstyret overføre midlene til en annen klubb eller organisasjon med lignende formål som Storfjordens Automobil Klubb.
§ 18 Vedtektsendringer
Endringer i disse vedtektene kan kun vedtas på årsmøte og må ha tilslutning av minst 2/3 av oppmøtte medlemmer og fullmakter. Forslag til vedtektsendringer må være styret i hende senest 30 dager før årsmøtet. Vedtektene kan endres av årsmøtet selv om endringene avviker fra det forslaget som er kunngjort.